Mail Merge funkcija i upiti

Categories baze podataka, SoftwarePosted on

Iako smatram da je MS Office jedan od “najdovršenijih” softverskih aplikacija (i pored svoje kompleksnosti), i ovaj paket pati od bug-ova.

U firmi smo od danas u velikoj trci, jer je potrebno za što kraće vreme (pre zaakazane skupštine akcionara):

  • ažurirati bazu podataka akcionara (knjiga akcionara),
  • odštampati obaveštenja, zastupničke izjave i punomoćja,
  • odštampati koverte i
  • spakovati u njih pripremljeni materijal, polepiti markice i opečatiti ih.

Zamislite koliki je to posao, a treba da se odradi za dva, tri dana, s obzirom da ima oko 4.500 akcionara.

Na svu sreću tu su moćne alatke, kakav je MS Office koji neopisivo uvećavaju produktivnost. Sve akcionare smo podelili u nekoliko kategorija formirajući odgovarajuće upite (Query). Sledilo je povezivanje izvora podataka (baze) sa MS Word-om, putem Mail Merge funkcije, sa tri pripremljena šablona.

Problem je nastao kada je za izvor podataka određen upit, a ne jedna od tabela. Word je umesto slogova određenih upitom, uvezao slogove iz cele tabele (referencirane upitom). Zbog ovoga sam morao da ponovo putem nezgrapne forme Filter and Sort “ručno” formiram isti upit (drugi put). I tako za svaku kategoriju. Pogledam dokumentaciju, i ne vidim nikakva ograničenja u pogledu direktnog povezivanja sa upitima:

Citat:

With Access, you can select data from any table or query defined in the database.

Probao samo ovo isto u OpenOffice-u (Writer), gde je povezivanje sa upitom teklo bez problema. OO Writer je ekstrahova samo slogove određene upitom. Ali, na drugoj strani Writer nema tako moćna, a istovremeno jednostavna podešavanja funkcije Mail Merge.

Please follow and like us:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *